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断り方のコツ!メールはビジネスでNG?

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断り方⑤ 断り方のコツ!メールはビジネスでNG?

メールでもOK!断った後のフォローが大事

309-how-to-refuse5前回のコラムでは、Iメッセージを使った断り方を練習問題を含めて解説していきました。Iメッセージを使うことで自分の気持ちや思いを込めた断り方になることがわかったと思います。断るというネガティブな気持ちであっても、相手に悪い印象を与えず伝える事ができますからぜひ実践してみてください。

今回のコラムでは、これでの断り方にプラスアルファして代替案の提示をするということについて解説していきます。

これまでの断り方については、相手の要求をやんわりとではあるが受け入れられない断り方でした。これだけでもうまい断り方ができると思いますが、何かモヤモヤした感じが残る気がしませんか?うまく断り方ができる人はここでもう一声添えることができます。しっかりと断った後にフォローの言葉を入れたり、自分が受け入れられる代わりの案を提示したりするのです。

例えば、友達と飲みに行くことを断った後に、「ほんとごめんね。今度あればぜひ参加したいからさ!」という言葉を添えるだけでグッと印象は良くなります。また、「その日は行けないけれど、明日なら大丈夫なんだ。どうかな?」というように、別の日を提案すると相手は「本当に参加したかったんだな」と思いますよね。

このように、断るだけでなく余裕があればフォローの言葉を伝えたり、相手も自分も受け入れられる提案をしてみるのもいいでしょう。言い忘れてしまったら、メールで伝えてもよいでしょう。これがあると断った後に悪い印象を抱かれる可能性はかなり低く、相手との関係性も維持できると思います。

 

ビジネスでもプライベートでも!練習問題

それでは、今度の練習問題では断った後のフォローや代替案も意識しながら下の事例を読んであなたならどのように断るか考えてみましょう。コラム③やコラム④で解説した相手の立場にたった断り方やIメッセージも使いながら考えてみてくださいね。

①ビジネスの場合
あなたは会社の上司から大量の事務処理を頼まれました。しかし、今のあなたにはその仕事をこなせる余裕はありません。

 あなたならどのように断りますか?

②プライベートの場合
310-how-to-refuse5あなたは友人に誘われて大人数の飲み会に参加しました。1次会は終わり雰囲気的に2次会がありそうです。友人はあなたに2次会に一緒に行こうと誘ってきます。しかし、あなたは明日朝が早いのでできれば1次会で帰りたいと思っています。

 あなたならどのように断りますか?

 

ビジネスでもプライベートでも!練習問題の解説

ビジネス・プライベートの練習問題はいかがでしたか。だれでも一度は経験があるような断る場面だったのではないでしょうか?以下に、それぞれの練習問題の解説を載せますのでご覧ください。

<①ビジネスの場面の解説>
解答例:お仕事を頼まれたのに大変申し訳ないのですが、今の状況でこの事務処理を行うことはかなり難しく思います。しかし、できる限りお手伝いはしたいと思いますので、もう少し量を減らしていただけませんでしょうか?

この解答では、謝罪の気持ち、今の事務処理の量だと難しいということ、手伝いたいという気持ちと代替案を提示しています。上司からの依頼なのできっぱり断ることが難しい場合には、このように自分の無理のない範囲での代替案を提示することは有効かと思います。

<②プライベートの場面の解説>
311-how-to-refuse5解答例:誘ってくれるのは嬉しいけれど、明日朝早くてもう帰らなきゃなんだよね。本当に残念だけど、また今度機会があったら2次会も参加したいな。もし2次会参加したら、今度感想聞かせてね。

この解答では、誘ってくれたことに対する感謝、断る理由、フォローを入れています。フォローを入れることで、ネガティブな印象で終わるのではなく比較的ポジティブな印象で終えることができていますね。

解答例をみていかがですか。代替案を提示することで、よい印象の断り方ができていると思いませんか。ビジネスでもプライベートでも使える断り方のコツなのでぜひ実践してみてください。

 

メールの場合は注意!もう一つのコツ

うまい断り方をするうえで、もう一つ心がけておきたいのが断る方法です。

最近はメールを通して頼まれたり誘われたりするケースが多くありませんか。メールで頼まれたら断るときもメールという人が多いかもしれませんが、頼まれごとの内容や相手との関係性によっては、メール以外の方法で断る気持ちを伝えた方が良い場合もあります。特にビジネスの場合は、電話か直接会う方が相手に良い印象になるケースが多いかもしれません。

メールは便利なツールですから、断る気持ちや添える言葉を軽く感じてしまう方もいます。相手との関係性や断る内容に応じてメール以外のツールも上手に使っていきましょう。もちろん、断った後のフォローメールは大変有効なので、ビジネスの場合は、電話と面談などとメールを組み合わせて使うと良いでしょう。

 

ビジネスでも好印象を与える断り方!

今回の練習問題は、これまでの断り方の総復習+フォロー・代替案という形でした。フォローや代替案があるかないかだと最後に相手が抱く印象に大きく違いがあることがわかったでしょう。フォローや代替え案を言い忘れてしまったらメールで伝えても気持ちは十分伝わります。断るというネガティブな行為に対して、フォローや代替案を入れることでネガティブさが和らぎ、時には好印象を与えることさえできるのです。

そして、断る方法も相手や内容に応じて選ぶようにしましょう。特に、ビジネスの場合は、電話・面談・メールなど組み合わせて使う事がポイントです。メールは便利な連絡方法なので十分活用すべきですが、ビジネスの場合メール以外の方が良い場合も有ります。たとえ、断るというネガティブな気持ちを伝える場合でも、電話連絡した事で話が広がりビジネスチャンスが生まれる事もあるからです。ピンチがチャンスに変わる!そんな感じでしょうか。

ここまで練習問題を色々やってきて気づいた人もいるかもしれませんが、うまい断り方には色々と話す必要があります。うまい断り方ができない人の多くは、断る場面での発言をなるべく少なくしようと思って言葉足らずになったり、話すくらいなら我慢するというようになってしまいます。しかし、今回色々な断り方を知ったことで見通しをもって断るための話しをすることができるのではないかと思います。少しずつで良いので自分のできる範囲で実践してみてくださいね!

次回はコラムのまとめです。今までご紹介した内容を確認していきましょう!

★ メールでもOK!断った後のフォローや代替案の提示しよう
★ ビジネスではメール以外の方法も組み合わせた断り方を!
★ フォローや代替えはビジネスでも好印象を与える断り方


うまい断り方のコツをご紹介します。便利なメールはビジネスで避けた方が良い場合もありますから注意が必要です。