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プレゼンテーションとは?問題解決型構成で整理を

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プレゼンテーションとは?問題解決型構成で整理を③

コラム②では、プレゼンテーションが苦手な原因の1つ、「あがり症」の対処法を考えました。不安を打ち消すのではなく受け入れること、筋弛緩法でリラックスすることが大切でしたね。緊張しすぎることなくプレゼンテーションできるように、ぜひ意識してみてください。

今回は、プレゼンテーションが苦手な原因の2つめ「支離滅裂な構成」について考えます。「構成」は、伝わるプレゼンテーションを行う上で最も大切です。あがり症にうまく対処して、良い状態で本番に臨めたとしても、肝心のプレゼンテーションの内容が支離滅裂では、決して相手に伝わることはありません。今回のコラムで、整理がしやすい、おすすめの構成の作り方をご紹介します。

 

情報の整理に!問題解決型の構成

あなたも今までに、様々なプレゼンテーションを聴いたことがあると思います。そこで、内容が分かりにくいプレゼンテーションには共通点があると感じたことはありませんか。例えば、
○ 大事な要素が抜けている
○ 構成がぐちゃぐちゃ
というように、伝わらないプレゼンテーションは、情報の整理ができていない場合が多いです。また、資料は分かりやすいのに、プレゼンテーションは伝わらないというケースもあります。発表者の頭が整理できていないのかもしれません。

つまり、プレゼンテーションには情報の整理がとても大切なのです。今回のコラムでは、整理がしやすく頭にも入りやすい、「問題解決型」というシンプルな構成の作り方をご紹介します。問題解決型のプレゼンテーションでは、まず以下の4つの箱に情報を分けます。

1の箱:現状分析
2の箱:問題発見
3の箱:原因追及
4の箱:解決案

これら4つの箱に分けた情報を、順番に説明していくというやり方です。もう少し詳しく見ていきましょう

 

問題解決型構成の手順

【1】 4つの箱に情報を入れる
まずは、バラバラになっている頭の中の情報を書き出して、先ほどの4つの箱に入れていきます。振り分けることができたら、取捨選択をして、箱の中をよりスマートにしましょう。付箋などを使ってもわかりやすいですよ。

【2】 箱ごとにストーリー作りをする
次に、箱ごとでの構成を考えていきます。
「現状分析→問題解決→原因究明→解決案」と、順番通りに行ってください。考える順番を変えてしまうと、全体の構成に影響するので注意しましょう。

【3】 内容を元に調査分析をする
【1】〜【2】までで、思考の流れはできています。さらに相手を納得させたい場合、調査や分析を行って、情報を補足すると良いでしょう。

以上が、問題解決型の構成の手順です。4つの箱にもれがあると、伝わりにくい構成になってしまうので、気をつけてくださいね。例えば、
○ 原因究明がないと、説得力のないプレゼンテーションになる。
○ 4つの箱がバラバラに登場すると、全体像が見えないプレゼンテーションになる。

『4つの箱を、もれなく順番通りに』が、伝わる構成のポイントですよ。

 

プレゼンテーションは構成で決まる!

問題解決型の構成作りはいかがでしたか。4つの箱に整理することで、相手に伝わりやすいだけでなく、自分の頭の中も整理することができます。シンプルな構成ですから、プレゼンテーションの作り方に迷ったら、ぜひ取り入れてみてくださいね。

事前にきちんと構成を練って情報を整理しておくことで、例えプレゼンテーション本番であがってしまっても、頭が真っ白になることはなく、構成通りに話を進めやすくなります。また、しっかり準備して整理ができているという状態は、緊張感の緩和にもつながります。そして、事前準備がしっかりとできていれば、「うまく伝わるだろうか」というプレッシャーも少なくなります。準備はできているので、あとは「完璧じゃなくてもいい、8割ぐらい伝わればいい」というぐらいの心の余裕を持って、ぜひ本番に臨んでくださいね。

次回のプレゼンテーションコラムは、プレゼンテーションが苦手な原因の3つ目「印象に残るプレゼンテーションができない」についてです。相手の印象に残る話し方のコツをご紹介します。次回もお楽しみに!

★ プレゼンテーションの成功は構成で決まる
★ シンプルな問題解決型の構成がおすすめ
★ 4つの箱で情報を整理しよう


4つの箱を使って情報を整理しましょう