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プレゼンテーションの基本!聞き手に伝わる構成と流れ

プレゼンテーション


プレゼンテーションの基本・コツ!聞き手に伝わる構成と流れを学ぶ③

プレゼンテーションに大切な構成力

コラム②では、プレゼンテーションの苦手意識を強める原因の1つ「あがり症」の対処法を考えました。不安を無理に打ち消すのではなく受け入れること、筋弛緩法でリラックスすることを、ぜひ取り入れてみてください。

今回は、プレゼンテーションの苦手意識の解決策として「問題解決方フォーマットで8割解決!」について考えます。プレゼンは分かりやすい構成を

情報の整理に!問題解決型の構成

あなたも今までに、様々なプレゼンテーションを聴いたことがあると思います。そこで、「内容が分かりにくいプレゼンテーションには共通点がある」と感じたことはありませんか。

例えば、
・大事な要素が抜けている
・ぐちゃぐちゃでわかりづらい
・内容がいったりきたり

伝わらないプレゼンテーションは、情報の整理ができていない場合が多いです。

これらの支離滅裂問題を解決するために、今回のプレゼンテ―ションコラムでは、整理がしやすく頭にも入りやすい、

「問題解決型」


というシンプルな構成の作り方をご紹介します。この問題解決型は非常に汎用性が高いので、プレゼン、企画、ホウレンソウ、広告創りなどあらゆる場所で使えます。実はこのコラムもよく見ると問題解決型で執筆しています笑 ぜひマスターしましょう!

プレゼンに役立つ情報整理の方法

プレゼンテ―ションの構成は4つの箱で

問題解決型のプレゼンテーションでは、まず以下の4つの箱に情報を分けます。

1の箱:問題の深刻性と原因
2の箱:解決策・概要
3の箱:解決策・効果
4の箱:解決策・実行可能性

これら4つの箱に分けた情報を、順番に説明していくというやり方です。もう少し詳しく見ていきましょう。

1の箱:問題の深刻性と原因
どれくらい重大な問題なのか、そして問題の原因は何か?を整理します。
問題解決型の説明では、因果関係を明確にすることが重要です。問題と原因の関係が納得いくよう整理しましょう。

2の箱:解決策・概要
問題の解決策について概要を整理します。5W1Hベースでシンプルに整理して伝わるようにしていきましょう。

3の箱:解決策・効果
解決策の効果・メリットを整理します。問題解決型で説得力を上げるには、この箱に入る「効果」をアピールする事がポイントになります。数字などを用いながら客観的に効果を感じられる情報を集めましょう。

4の箱:解決策・実行可能性
解決策が本当に実行できるかを整理します。どんなに効果が得られても実行の可能性が薄くてはプレゼンで相手を納得させる事はできません。時間や費用、実践するために必要な情報を提示しましょう。また、実現に向けた問題や課題なども伝えると判断がしやすいでしょう。

 

4つの箱に入れる情報はわかりましたか。まずは、バラバラになっている頭の中の情報を書き出して、4つの箱に入れていきます。振り分けることができたら、取捨選択をして、箱の中をよりスマートにしましょう。付箋などを使ってもわかりやすいですよ。構成で上手なプレゼンを

4つの箱にいれてみよう!練習問題

それではここで、4つの箱に情報を分けて文章を作る練習をしていきましょう。

練習問題
あなたは会社の上司から
「日常の業務の問題を1つ見つけ、改善策を考え実行しなさい。毎月頭の会議で企画を聞くから3分程度で報告するように。」
と指令を受けました。今日は月1回の会議の日です。

今回は【挨拶、感謝など基本的なマナーができていない】事について解決策を整理してみましょう。

問題の深刻性と原因

解決策・概要

解決策・効果

解決策・実行可能性

 

解答例
問題の深刻性と原因
挨拶、感謝など基本的なマナーがおろそかでは、社内の人間関係の悪化はもとより、外部への印象も悪くなり兼ねません。外部への対応によっては、口コミサイトで悪評となり、会社の信用が落ちてしまう可能性もあります。場合によっては、優秀な人材が入らないなど倒産要因を生む要素にもなります。

解決策
 概要:目を見て挨拶+今日の元気度確認作戦
    朝挨拶をしてお互い今日の元気度を10段階で報告する

 効果:朝メンタル面の状態をお互い確認
    仕事の割り振りやフォローなどしやすい

 実行可能性:10秒で済むうえ、コスト0なのですぐに取り組める。

 

 

プレゼンテーションは構成で決まる!

プレゼンテ―ションの情報整理・構成に最適な、問題解決型の構成作りはいかがでしたか。4つの箱に整理することで、相手に伝わりやすいだけでなく、自分の頭の中も整理することができます。シンプルな構成ですから、プレゼンテーションの作り方に迷ったら、ぜひ取り入れてみてくださいね。

プレゼンテ―ションでは、きちんと構成を練って情報を整理しておくことがとても大切です。事前準備ができていれば、プレゼンテーション本番であがってしまっても、構成通りに話を進めれば良いので、頭が真っ白になることはありません。また、しっかりと準備して整理ができているという状態は、緊張感の緩和にもつながります。そして、「プレゼンテ―ションで上手く伝わるだろうか」というプレッシャーも少なくなります。

準備はOK!なので、あとは「完璧じゃなくてもいい、8割ぐらい伝わればいい」というくらいの心の余裕を持って、プレゼンテ―ション本番に臨んでくださいね。

次回は、プレゼンテーションの苦手意識の解決策として「印象に残る話し方をしよう」をご紹介します。

★プレゼンテーションは構成で決まる!問題解決型の構成で情報を整理しよう

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4つの箱で情報整理しよう