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PDSAサイクルの意味とは,PDCAとの違い,ワークシートの使い方

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PDSAサイクルの意味とは,PDCAとの違い,ワークシートの使い方

みなさんこんにちは!現役経営者,公認心理師の川島達史です。私はこちらのコミュニケーション講座で講師をしています。当コラムのテーマは「PDSAサイクル」です。

PDSAサイクルは、あらゆる仕事で共通する重要な指針です。PDSAを知りたい!導入したい!と考えている方は、ぜひ最後までご一読ください。

PDSAサイクルとは?

皆さんはPDSAサイクルという言葉を聞いたことはありますか?もしかすると「え、PDCAじゃないの?」と思われた方がいるかもしれません。それぞれ以下のような違いがあります。

PDCAサイクル

PDCAサイクルは、生産技術における品質管理などを継続的に改善していく手法です。経営学の教授であるエドワーズ・デミング博士が1950年代に提唱し、日本での講演をきっかけに広まっていきました。具体的には以下の4ステップで行います

①Plan (計画)
②Do  (実施)
③Check (評価)
④Act (改善)

PDCAは、マニュアル化された生産ラインにおいて、安全性・効果性・効率性を向上させるアプローチとして有効と考えられたことから、1950年~1980年にかけてビジネスの現場で長く活用されました。特に日本の製造業で徹底され、高度成長期の原動力となりました。トヨタ自動車の「カイゼン」へも影響したことから、その後アメリカに逆輸入されたという逸話もあります。

PDSAサイクル

一方で、デミング博士は1980年代になると、PDCAの「C」に問題があることを感じ始めます。”Check”という表現は、”to hold back(食い止める)”であり、あくまでミスを防ぐことに重点が置かれた表現です。この点、点検だけでは、受け身の姿勢になりがちで、創造性や、積極性が発揮されにくいという短所があると考えたのです。

そこで、1993年にデミング博士は”Check”を“Study”に修正し「学習,研究」という概念を取り入れ、PDCAサイクルを、PDSAサイクルと再定義したのです。


PDSAサイクルは具体的には以下の4ステップで行います。

①Plan (計画)
②Do  (実施)
③Study (研究)
④Act (改善)

Check(評価)の部分が、Study(研究)に変わっていますね。データを分析し、解析し、比較することで、新たな課題や気づきが発見しやすくなります。

従来のPDCAサイクルでは、失敗したときのみ改善策を考えるという構造になっていました。Check(評価)をStudy(研究)にしたことで、成功しても、失敗しても、そこから何かを学び、改善することができるようになりました。

また、その学びから具体的な改善策も立てられるようになり、業務改善サイクルを回しやすくなったのです。

製造業から各分野へ

当初のPDSAサイクルは、製造業から派生してきた理論であるため、以下のようなモノづくりの過程における検討項目が多く含まれていました。

①Plan (計画)
実施するテストの候補を挙げる 効果の予測 

②Do  (実施)
小規模での実験 効果測定 比較 

③Study(研究)
結果の分析 効果との違い その原因分析

④Act (改善)
より効果を出すための対策 材料の変更 製造過程の変更 人員の対策

(デミング,1994)

一方で、このようにPDSAの考え方は、製造分野だけでなく、あらゆるビジネスの分野、教育やスポーツでも活用できるものです。そのため、PDSAという枠組みはあらゆる分野で広がっていくことになりました。

PDSAの項目候補

PDSAの枠組みは、どの分野でも活用できます。現実的には、ご自身が所属する、プロジェクトや目的に応じて、柔軟に作成することをおすすめします。製造業以外でのサンプルとしては、小川(2017)のPDSAワークシートが参考になると思います。

PDSAを理解しよう

Studyの部分に「学びになったことは?」という項目が入っています。単なる評価ではなく、学習できたことを明確にしてく項目を入れていくと良いでしょう。

PDSA具体例

以下PDSAの具体例を作成しました。イメージを明確にしたい方は参考にしてみてください

<登場人物 花子さん>
・環境保全会社,ベンチャー企業に勤務,役職は広報
・会社がプラスチックに変わる、有機梱包商品を開発
・上司から会社の知名度アップを企画を求められる
・海岸のゴミ拾い企画を発案
・有名YouTuberとコラボ 動画配信

 

①Plan(計画)

理念や価値観に沿っているか?
自社は環境保護を大切しているためOK。

解決したい問題は深刻か?
現在、業界の知名度が低い。このままでは、会社の成長が鈍化してしまう。

この計画は実行できそうか?
ゴミ拾いであれば、コストはさほどかからず実現性は高い。また、環境問題への取り組みとしてイメージアップも図ることができる。YouTuberとコラボをしてSNSでの拡散も狙える。

②Do(実施)

計画通りに進んでいるか?
進捗が遅れ気味、天候が不安定で映像が暗い。撮影した動画の編集が大変。

計画通りに進めるには?
予算を取って映像の画質を改善。編集技術を有料で学ぶ。

やり始めて分かったことは?
撮影そのものよりも、編集に労力がかかる。たゴミを片付けるだけだと単調。

③Study(研究)

計画通りに終わったか?
途中遅れ気味になったが、最終的には計画通りにできた。SNSでも拡散された。自社のイメージアップが図れた。

自分は何をしたのか?
イベントの企画。動画技術の向上。YouTuberの人脈獲得。

学びになったことは?
動画の配信は企画を煮詰める必要がある。ある程度の台本がないと単調になる。

④Act(改善)

改善すべきポイントは?
動画技術の改善。企画力をつける。ドラマチックな展開になるような仕組み作り。拡散力を高める。

学びを次にどう活かすか?
動画ソフトの研究と勉強会を開く。演劇やドラマなどから演出の手法を学ぶ。SNSの勉強をする。

もっと効率良くこなすには?
動画のテロっプなどは外注する。

<登場人物 太郎君>
・IT系企業に勤務,人事部に所属
・従業員の健康とやりがいを実現する職場環境づくりを重視
・新入社員が1年で40%退社
・社長から離職率の改善が求められる
・ノー残業デーを2日制度を提案
・毎週水曜日、火曜日で実施

 

①Plan(計画)

理念や価値観に沿っているか?
自社は働きやすい環境づくりを重視しているためOK。

解決したい問題は深刻か?
会社の成長に若手のアイデアや発想が欠かせない業界。現状の数値は会社の存続に大きく関わる。

この計画は実行できそうか?
残業デーの導入は実現しやすい。また働きやすい職場アピールに非常に有効。新たな人材確保につながる。

②Do(実施)

計画通りに進んでいるか?
概ね計画通り進んでいるが、一部の部署で実現できていない。

計画通りに進めるには?
実施できなかった部署から状況を聞き、原因と対策を検討する。

やり始めて分かったことは?
ノー残業デーは実施できているが、残業時間が減っていない。他の日に業務のしわ寄せがきている可能性がある。

③Study(研究)

計画通りに終わったか?
一部計画通り進められなかった部署があるものの、会社全体としては計画通り進められた。週2回は残業なしで帰る意識が、各部署で高まった。

自分は何をしたのか?
ノー残業デーのポスター展示、実施日には各部門長へ連絡。後日報告をもらったて現場の様子を把握した。

学びになったことは?
ノー残業デーによって残業が減っていない点から、業務の効率化についても話し合いが必要だと感じた。

④Act(改善)

改善すべきポイントは?
業務の効率化。各部署でアンケートを実施・他社の成功事例を収集。問題と改善アイデアを社内で共有する。

学びを次にどう活かすか?
ノー残業デーから離職率改善につながるかを検証していく。効果が見られない場合は視点から改善を目指す。

もっと効率良くこなすには?
新入社員とのコミュニケーションを深める。意見が人事部に入りやすい仕組みづくり。


カスタマイズしよう

紹介したPDSAの項目はあくまでサンプルです。ご自身のプロジェクトの状況に応じてフォーマットは使いやすくカスタマイズすることをおすすめします。

場合によってはもっと削ってもOKですし、より詳細な分析が必要な場合は、社内で話しあい、項目を追加していきましょう。

メタ認知のトレーニング例題

定着させるポイント

PDSAサイクルは理論を学ぶのは簡単で、実際に機能させるまでが大変です。そこで私の実戦経験も含めPDSAサイクルを会社で機能させるためのポイントを5つお伝えします。

責任者を決める

PDSAサイクルは、責任者なくして機能しません。全体を統括するリーダーを必ず決めるようにしましょう。現実的には、プロジェクトリーダー、部門長、課長など、様々なケースが挙げられます。

メンバーと共有する

PDSAサイクルは、メンバーと共有する仕組み作りが大事です。最近では、PDSAのひな形がたくさんそんざいします(具体例)。使いやすそうなひながたを選び、クラウド上にあげて一緒に管理することをおすすめします。

リズムよく回す

PDSAサイクルは、リズムよく回していく必要があります。その回す速さは、プロジェクトごとに決まってきます。初規模のテストをたくさんしたい場合は、極論すると3時間単位で回すこともありますし、経営陣では4半期で1回転というパターンもあります。

1回転、1回改善は絶対

PDSAサイクルをうまく機能させるには、1回目よりも、2回転目、2回転目よりも3回転目に精度が上がっていることが大事です。

リーダーはPDSAをただ回すだけでなく、しっかりチームが成長しているか、商品力が上がっているかを徹底的にこだわっていきましょう!

 

項目を見直すことも

繰り返しになりますが、PDSAサイクルの内訳は、プロジェクトによって全く異なってきます。形に捉われるず、実践的にきちんと機能するPDSAサイクルを是非作ってみてください。

そしてビジネスの現場は刻一刻と変わっていきます。1回転目、2回転目では機能していたPDSAサイクルの項目が、3回転目から機能しなくなる…ということもよくあります。

リーダーは絶えず、PDSAサイクルの内訳が実践的になっているかをチェックするようにしましょう。

 

PDSAサイクル

 

まとめ

PDSAサイクルは、実際に機能するようになるまで、粘り強く取り組んでいく必要があります。何十回も回転させることでやっと実際の成果に結びついていくものです。

しかし、この根気強くコツコツ改善していく姿勢は日本人の気質にもあっていると思います。私も含め、一緒にPDSAをしっかり回して、強い日本経済を作っていきましょう♪

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コラム監修

名前

川島達史


経歴

  • 公認心理師
  • 精神保健福祉士
  • 目白大学大学院心理学研究科修士

取材執筆活動など

  • AERA 「飲み会での会話術」
  • マイナビ出版 「嫌われる覚悟」岡山理科大 入試問題採用
  • サンマーク出版「結局どうすればいい感じに雑談できる?」
  • TOKYOガルリ テレビ東京出演


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出典・参考文献
小川恵里佳, 高垣マユミ, & 清水誠. (2017). メタ認知的活動を促すことが科学概念形成に及ぼす効果: 中学校第 1 学年 「物質の状態変化」 の学習を事例にして< 教育科学. 埼玉大学紀要. 教育学部, 66(1), 13-26.

A primer on PDSA: executing plan–do–study–act cycles in practice, not just in name JA Leis, KG Shojania – BMJ quality & safety, 2017 – qualitysafety.bmj.com

Deming, W.E. 1986.Out of the Crisis. MIT Press. Cambridge, MA, p88.
Deming, W.E. 1993.The New Economics. MIT Press. Cambridge, MA. p135.

デミング博士の新経営システム論 : 産業・行政・教育のために W・エドワーズ・デミング著 ; NTTデータ通信品質管理研究会訳 NTT出版, 1996 *原著は1994年 

マネジメント・サイクルを生かした学校評価の在り方 : デミングの品質管理論を中心にして 岩崎 保之 現代社会文化研究 (37), 1-18, 2006-12